การตั้งค่า Microsoft Teams เบื้องต้นสำหรับอาจารย์

ระบบ LEB2 นำ Microsoft Teams มาช่วยสนับสนุนการเรียนการสอนออนไลน์ผ่านฟีเจอร์ Live ซึ่งนักศึกษาจะสามารถเข้าร่วม Live Room ได้ผ่านการกดปุ่ม WATCH LIVE ในห้องเรียนบนระบบ LEB2 นี้ได้เลย บทความนี้จะนำเสนอวิธีการตั้งค่า Option ต่างๆ เบื้องต้นที่อาจารย์จำเป็นต้องรู้

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับ Microsoft Teams

อาจารย์สามารถใช้ Microsoft Teams ที่มหาวิทยาลัยซื้อไว้ได้ฟรี ซึ่งอาจารย์จะต้อง Sign in ด้วยอีเมลของมหาวิทยาลัยในการใช้งาน โดย Microsoft Teams ที่มหาวิทยาลัยซื้อไว้นั้นอยู่ในแพลน Office 365 A3 ซึ่งจะสามารถรองรับผู้เข้าร่วมได้มากสูงสุด 700 คน (ผู้เข้าร่วมสามารถเปิดกล้องและเปิดไมค์ได้) สำหรับการจัดประชุมประเภท Webinar และประเภท Live Event รองรับ 10,000 คน แบบทางเดียว (ผู้เข้าร่วมไม่สามารถเปิดไมค์และกล้องได้ เข้าร่วมได้อย่างเดียว)

การสร้าง Live Room ผ่านระบบ LEB2

1. เข้าสู่ระบบ LEB2
2. เลือกห้องเรียนที่ต้องการ
3. ไปที่ Create LIVE Room 

    

4. เข้าสู่ระบบด้วยอีเมลมหาวิทยาลัย 
5. ห้องเรียนออนไลน์จะถูกสร้างขึ้นทันที และเมนูในแถบซ้ายมือจะปรากฎเป็น Live Now 
   ข้อควรทราบ: การสร้าง Live Room บน LEB2 ให้กด Always allow pop-ups หากไม่ได้กด Allow ในส่วนนี้จะไม่สามารถเปิด Microsoft Teams บน LEB2 ได้
   
                                                  
   
   
6. กด Live Now ระบบจะพาไปยังหน้า Microsoft Teams กด 'Open Microsoft Teams' 

    

7. จะพบหน้าต่างของ Microsoft Teams กด Join now 

    

8. เข้าไปตั้งค่าต่างๆ ได้ที่ Meeting options โดยกดที่จุด 3 จุดแล้วเลือก 'Meeting options' 

    

การตั้งค่าสมาชิกในห้องเรียน (Participants)

ใครสามารถตั้งค่าสมาชิกบน Microsoft Teams ได้?

• เจ้าของห้อง (Organizer) หมายถึงผู้ที่ Create Live Room

1. ไปที่ Meeting options   
2. ตั้งค่าผู้ที่สามารถเข้าห้องได้โดยไม่ต้องรอหน้าห้อง เลือก:
   Everyone หากอนุญาตให้ทุกคน (รวมถึงคนนอก) เข้าร่วมห้องเรียนได้  *แนะนำ หากห้องเรียนนี้ไม่ได้มีการเชิญคนนอก เช่น ผู้บรรยายพิเศษ และอาจารย์ไม่ต้องคอยกดรับอนุญาตให้ทุกคนเข้าห้องเรียน*
   People in my organization and trusted organizations หากอนุญาตให้ผู้ที่อยู่ในองค์กรเดียวกันและองค์กรที่น่าเชื่อถือเข้าร่วมห้องเรียนได้ *แนะนำ หากห้องเรียนนี้มีการเชิญคนนอก เช่น ผู้บรรยายพิเศษ และผู้ที่ถูกเชิญจะต้องรอรับการอนุมัติจากเจ้าของห้องก่อนจึงจะสามารถเข้าร่วมห้องเรียนได้*
   People in my organization หากอนุญาตให้ผู้ที่อยู่ในองค์กรเดียวกันเข้าร่วมห้องเรียนได้
   People I invite หากอนุญาตให้เฉพาะผู้ที่ถูกเชิญโดยเจ้าของห้องเรียน (Organizer) เข้าร่วมห้องเรียนได้
   Only me หากอนุญาตให้เจ้าของห้องผู้เดียวเท่านั้น (Organizer) เข้าร่วมห้องเรียนได้
    

   

3. ตั้งค่าให้ผู้เข้าร่วมห้องเรียนสามารถ present ในห้องเรียน โดยเจ้าของห้องเรียนสามารถให้สิทธิ์ผู้เข้าร่วมห้องเรียนในการนำเสนอผลงาน ซึ่งจะเป็นการอนุญาตให้ผู้ที่ถูกให้สิทธิ์สามารถ Screen sharing ได้ แต่เจ้าของห้องเรียนสามารถเปลี่ยนสิทธิ์ได้ตลอดเวลาเมื่อต้องการเปลี่ยนผู้นำเสนอผลงาน เลือก:
   Everyone หากอนุญาตให้ทุกคนในห้องเรียนสามารถ present ได้
   People in my organization and guests หากอนุญาตให้ผู้ที่อยู่ในองค์กรเดียวกันและผู้ที่ถูกเชิญเข้าร่วมห้องเรียนสามารถ present ได้
   Specific people หากอนุญาตเฉพาะบุคคลที่ถูกเลือกสามารถ present ได้
   Only me หากอนุญาตเฉพาะเจ้าของห้องผู้เดียวเท่านั้น (Organizer) สามารถ present ได้ 

    

4. ตั้งค่าการอนุญาตให้ใช้งานห้องสนทนา (Meeting chat) ในห้องเรียน เลือก:
   Enable หากอนุญาตให้มีการใช้ห้องสนทนาในห้องเรียน
   Disable หากไม่อนุญาตให้มีการใช้ห้องสนทนาในห้องเรียน
   In-meeting only หากอนุญาตให้มีการใช้ห้องสนทนาขณะที่มีการใช้งานห้องเรียนเท่านั้น
    

   

หมายเหตุ: เจ้าของห้อง (Organizer) และผู้ที่เจ้าของห้องให้สิทธิ์เป็น Presenter สามารถกดลบสมาชิกในห้องได้ ผู้ที่ถูกลบออกไปสามารถกลับเข้าร่วมห้องได้อีกครั้งเพียงกด Rejoin 

การตั้งค่าการบันทึกวิดีโอ

ใครสามารถบันทึกวิดีโอบน Microsoft Teams ได้?

• เจ้าของห้อง (Organizer) หมายถึงผู้ที่ Create Live Room
• ผู้เข้าร่วมที่ถูกให้สิทธิ์เป็น Presenter (ผู้ที่ไม่ได้ถูกให้สิทธิ์จะมีสถานะเป็น Attendee ในห้องเท่านั้น)

ขั้นตอน

1. ไปที่ Meeting options 
2. เลือก Start recording 

    
   
   

3. หากต้องการหยุดการบันทึกวิดีโอ ไปที่ Meeting options และกด Stop recording
4. วิดีโอที่ถูกบันทึกจะเซฟอัตโนมัติและอยู่ใน Meeting Chat
    

      

การแชร์วิดีโอ

หากต้องการแชร์วิดีโอที่บันทึกไว้สามารถทำได้ 2 วิธี

วิธีที่ 1) คัดลอกลิงก์และส่งต่อให้กับสมาชิกที่ Join meeting สามารถ กดที่จุด 3 จุดบนวิดีโอแล้วเลือก Get link จะปรากฏหน้าต่างขึ้นสามารถคัดลอก URL เพื่อส่งต่อได้เลย  

วิธีที่ 2) คัดลอกลิงก์และส่งต่อให้กับสมาชิกที่ไม่ได้ Join meeting แต่ต้องการดูวิดีโอย้อนหลัง สามารถทำตามขั้นตอนดังนี้ได้
1. กดที่จุด 3 จุดบนวิดีโอแล้วเลือก Open in Stream จะปรากฏหน้าต่างของวิดีโอที่ถูกบันทึกไว้



2. กด Share 
 

3. เลือก Manage access 



4. เลือก Share


5. กดฟันเฟืองเพื่อตั้งค่า Sharing

6. เลือก Anyone และหากไม่ต้องการให้ผู้ที่มีลิงก์สามารถ Download วิดีโอออกไปได้ให้เปิด Block download ไว้ จากนั้นกด Apply เป็นอันเสร็จสิ้น

การดาวน์โหลดวิดีโอ

เมื่อต้องการดาวน์โหลดวิดีโอที่บันทึกจาก Microsoft Teams มีขั้นตอนดังนี้

1. เข้าสู่ Microsoft Teams แล้วให้เลือกเมนู Chat

2. เลือกช่องทางที่ต้องการดาวน์โหลดวิดีโอ จากนั้นไปที่แถบ Shared

3. เลือกวิดีโอที่ต้องการดาวน์โหลด จากนั้นคลิกที่ "..."

4. เลือก Download เพื่อเริ่มดาวน์โหลดไฟล์วิดีโอลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ได้เลย

ข้อควรทราบ: ทุกคนในห้องจะมองเห็นวิดีโอที่ถูกบันทึกไว้ในห้องสนทนา (Meeting Chat) แต่เจ้าของห้อง (Organize) และผู้เข้าร่วมที่เจ้าของห้องให้สิทธิ์การบันทึกวิดีโอเพียงเท่านั้นจะสามารถบันทึก/หยุดบันทึก ดาวน์โหลด และส่งต่อวิดีโอที่ถูกบันทึกได้

พบปัญหาการใช้ Microsoft Teams?